e-Anyagnyilvántartás

Áttekintés

Az anyagfelelősök alapvető feladata és felelőssége az adott szervezet részére biztosított anyagok, eszközök, készletek személyhez kötése, elszámoltatása, erről állandó és folyamatos nyilvántartás vezetése.

Alapvető feladatuk továbbá az ellátó szervezetekkel való folyamatos kapcsolattartás, valamint az általuk kért adatszolgáltatások teljesítése a kívánt és előírt formában és tartalommal.

Az anyagfelelősök igen nagy számban mindezt nem is önálló beosztásként, hanem az alapfeladatuk ellátása mellett, a munkaköri leírásuk kiegészítéseként, megbízásos alapon hajtják végre.

Tekintettel az e-Anyagnyilvántartás fontosságára, sokrétűségére, időigényére a folyamatos nyomonkövetés érdekében - a vonatkozó szabályzatokban, elöljárói szakintézkedésekben előírt nyilvántartásokon felül - szükségessé vált egy belső, számítógépes operatív nyilvántartás vezetése.

Az operatív nyilvántartást célszerű egy minden felhasználó által elérhető adatbáziskezelő programmal létrehozott olyan központi adatbázisban tárolni, amely adatbázishoz minden érintett fél akár adatszerkesztési, akár adatolvasási, illetve lekérdezési céllal bármikor korlátlanul hozzáférhet. Ilyen megoldást kínál az MS Office programcsomag MS Access adatbáziskezelő programja.

Az előírt okmányok (Részletes Felszerelési Könyv, Helyiségleltár, Személyi felszerelési jegyzék, anyagelosztó, stb.) adatainak nyilvántartására (a továbbiakban: "e-AnyagNyilvántartás") létrehozott applikáció a "Helyi Logisztikai Információs Rendszer (HLIR)" program szerves része. Az egyik legfontosabb jellemzője, hogy felhasználóbarát, könnyen elsajátítható, használata nem igényel kiemelkedő számítástechnikai ismereteket. Elindítása után egy könnyen kezelhető, letisztult felület jelenik meg. Fontos jellemzője még a felhasználó folyamatos segítése a súgó által. Az adatbázisok egy helyről (szerver) érhetők el és bármikor, egyszerre több felhasználó is használhatja ugyanabban az időben.

Az alkalmazás automatikusan biztosítja a témával kapcsolatos releváns listákat, lekérdezéseket, jelentéseket. Az adatok igény esetén az MS Office más programjaiba importálhatók, illetve nyomtathatók.

A program célja:

Az eddigi egyedileg - MS Wordben vagy MS Excelben − vezetett nyilvántartások felváltása MS Access adatbáziskezelő programmal, biztosítva ezáltal a hálózati környezetben elhelyezett központi adatbázishoz való hozzáférési, illetve csatlakozási lehetőséget a HLIR-hez kapcsolódó teljes személyi állomány részére.

Az anyagfelelősök (adatrögzítők) szemszögéből biztosítani egy egyszerű, gyors, könnyen kezelhető, a hibás, illetve a hiányos adatbevitelt automatikusan kiszűrő lehetőségekkel rendelkező adatbeviteli űrlapokat. Biztosítani az adatok széleskörű szűrési, lekérdezési, valamint a helyiségleltárak, felszerelési jegyzékek egy gombnyomásra történő aktualizálási lehetőségeit.

A HLIR többi felhasználója szemszögéből (pl. elöljárók, feljebbvalók, anyagot, eszközt átvevők stb.) a jogosultsági szinteknek megfelelően biztosítani a központi adatbázisok által nyújtott lekérdezések, jelentések tanulmányozását, az aktuális anyagnyilvántartások folyamatos nyomon követését.